ประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)

ประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา ( Time Stamp ) ด้วยกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือหนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ ออกตามความในมาตรา 3 โสฬส แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติ แก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 53) พ.ศ. 2564 มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 19 สิ งหาคม พ.ศ. 2565 จึงมีผลให้ระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทา ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกากับภาษี อิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e - Tax Invoice by Email พ.ศ. 25 60 ลงวันที่ 1 มีนาคม พ.ศ. 25 60 เป็นอันสิ้นสภาพ ทาให้การดาเนินการเกี่ยวกับการจัดทา ส่ง หรือเ ก็บรักษา ใบกากับภาษีโดยวิธีการ ทางอิเล็กทรอนิกส์ ต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ และวิธีการ ที่กาหนดโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดาเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือ หนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น เพื่อให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนและบุคคล ที่เกี่ยวข้อง สามารถดาเนินการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษีได้โดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้สอดคล้องกับกฎกระทรวงฉบับดังกล่าว กรมสรรพากรจึงออกประกาศเกี่ยวกับการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี โดยการป ระทับรับรองเวลา ( Time Stamp ) ดังนี้ ข้อ 1 ในประกาศนี้ “ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ” หมายความว่า ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผล ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ “ การประทับรับรองเวลา ( Time Stamp )” หมายความว่า กระบวนการหรือวิธีการ ทางอิเล็กทรอนิกส์ใดที่สานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือหน่วยงานอื่นที่อธิบดีประกาศ รายชื่อได้กระทาต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรับรองความมีอยู่ของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ณ ขณะที่มี การประทับรับรองเวลา ( Time Stamp ) และสามารถตรวจพบได้หากมีการแก้ไข เปลี่ยนแปลง “ ใบกากับภาษี ” หมายความว่า ใบกากับภาษีที่ได้จัดทาข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถเข้าถึงและนากลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง และได้มีการประทับรับรองเวลา ( Time Stamp ) จากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือหน่วยงานอื่ นที่อธิบดีประกาศรายชื่อ ข้อ 2 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประสงค์จะจัดทำใบกำกับภาษียื่นคาขอต่ออธิบดี ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร เพื่อขอให้ประกาศรายชื่อเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษี โดยต้องพิสูจน์และยืนยันตัวตนตามข้อตกลงที่กรมสรรพากรกำหนด ้ หนา 37 ่ เลม 140 ตอนพิเศษ 153 ง ราชกิจจานุเบกษา 29 มิถุนายน 2566

เมื่ ออธิบดีได้ประกาศรายชื่อของผู้ประกอบการจดทะเบียนแล้ว บุคคลดังกล่าวจะสามารถ จัดทำใบกากับภาษีได้ก็ต่อเมื่อได้แจ้งที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail Address ) ที่ประสงค์ จะจัดทำใบกำกับภาษีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากรแล้ว กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ ได้รับการประกาศรายชื่อมีความประสงค์จะขอรหัสผ่าน ( Password ) ใหม่ เปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน ( Password ) หรือเปลี่ยนแปลงที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail Address ) ที่ได้ระบุในคาขอตามวรรคหนึ่ง หรือขอยกเลิกรายชื่อที่ได้รับการประกาศตามวรรคสอง ให้ยื่นคำขอต่ออธิบดีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร ข้อ 3 ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องใช้วิธีการแบบปลอดภัยที่เชื่อถือได้ทั้งในส่วนของระบบ ฮาร์ดแวร์และระบบซอฟต์แวร์ในการจัดทำใบกำกับภาษี และอย่างน้อยต้องมีหรือใช้โปรแกรม ที่เมื่อบันทึกข้อมูลแล้วจะแก้ไขรายการ นั้น ๆ โดยปราศจากร่องรอยไม่ได้ นอกจากนี้ การแก้ไขรายการ ไม่ให้ใช้วิธีลบทิ้ง หรือล้างรายการออก ถ้าจะแก้ไขต้องบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเข้าไปเพื่อแสดง ให้เห็นรายการก่อนปรับปรุงและหลังปรับปรุง และต้องมีรายงานการแก้ไขรายการเพื่อให้ตรวจสอบได้ ข้อ 4 ผู้ประก อบการจดทะเบียนที่ได้รับการประกาศรายชื่อตามข้อ 2 วรรคสอง อาจเลือก จัดทำใบกำกับภาษีตามประกาศนี้ก็ได้ ข้อ 5 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีดำเนินการ ดังนี้ (1) จัดทาข้อความโดยมีรายการที่มีสาระสาคัญตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามรูปแบบ ขนาด และประเภทของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ประกาศ บนเว็บไซต์ของกรมสรรพากร (2) ส่งข้อมูลใบกากับภาษีตาม (1) โดยใช้ที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail Address ) ที่ได้แจ้งไว้ต่อกรมสรรพากรตามข้อ 2 ไปยังที่อยู่จดหมาย อิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail Address ) ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ และที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail Address ) ของระบบประทับ รับรองเวลา ( Time Stamp ) ในคราวเดียวกัน เมื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ดาเนินการตามวรรคหนึ่ง ให้ถือว่าจัดทาใบกากับภาษีและ ส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว และให้ใบกากับภาษีที่ได้รับทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail ) ซึ่งได้รับการประทับรับรองเวลา ( Time Stamp ) เป็นใบกำกับภาษีตามประกาศนี้ ข้อ 6 ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้จัดทา และส่งมอบใบกากับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการตามข้อ 5 วรรคสอง แล้ว แต่ใบกำกับภาษีดังกล่าวมีรายการในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ ไม่ถูกต้องครบถ้วน โดยผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นเห็นเองหรือเมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับ ภาษีฉบับเดิมซึ่งได้จัดทาและส่ งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้น จัดทาใบกากับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้องโดยไม่จาต้องเรียกคืนใบกากับภาษีฉบับเดิม โดยนาความในข้อ 5 มาใช้โดยอนุโลมและดาเนินการดังต่อไปนี้เพิ่มเติมด้วย ้ หนา 38 ่ เลม 140 ตอนพิเศษ 153 ง ราชกิจจานุเบกษา 29 มิถุนายน 2566

( 1 ) กาหนดเลขที่ใบกากับภาษีฉบับใหม่เ ป็นเลขที่ใหม่ และระบุ วัน เดือน ปี ที่ได้จัดทา ใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ( 2 ) จัดทาข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกากับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิม เลขที่ … ลงวันที่ … หรือข้อความอื่นใดในลักษณะทานองเดียวกัน และหมายเหตุการณ์ยกเลิกใบกากับภาษี ไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ข้อ 7 ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งได้จัดทำและส่งใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือ ผู้รับบริการแล้ว ต่อมาได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการซึ่งทาไฟล์ข้อมูลใบกากับภาษีนั้น สูญหาย เสียหาย ถูกทาลาย หรือไม่สามารถใช้การได้โดยประการใด ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้น ส่งข้อมูลใบกากับภาษีฉบับเดียวกันที่ได้รับจากการประทับรับรองเวลา ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ โดยไม่ต้องออกใบแทนใบกำกับภาษี ข้อ 8 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทาใบเพิ่มหนี้หรือใบ ลดหนี้ โดยมีรายการที่มีสาระสาคัญ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร หรือตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร ขึ้นเป็น ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามรูปแบบ ขนาด และประเภทของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ประกาศบนเว็บไซต์ กรมสรรพากร แล้วแต่กรณี และให้นำความในข้อ 5 ว รรคหนึ่ง (2) และวรรคสอง ข้อ 6 หรือข้อ 7 มาใช้บังคับโดยอนุโลม ข้อ 9 ในการจัดทาและส่งใบกากับภาษีตามข้อ 5 ข้อ 6 และข้อ 8 ให้ผู้ประกอบการ จดทะเบียน ระบุข้อความดังต่อไปนี้ไว้ในชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E - mail ) ที่จะส่งให้แก่ ผู้ซื้อสิน ค้าหรือผู้รับบริการ แล้วแต่กรณี ( 1 ) ใบกำกับภาษี ให้ระบุ “[ วันเดือนปีที่ออกใบกำกับภาษี][ INV ][เลขที่ใบกำกับภาษี] ” ( 2 ) ใบเพิ่มหนี้ ให้ระบุ “[ วันเดือนปีที่ออกใบเพิ่มหนี้][ DBN ][เลขที่ใบเพิ่มหนี้][เลขที่ใบกากับ ภาษีเดิม] ” ( 3 ) ใบลดหนี้ ให้ระบุ “[ วันเดือนปีที่ออกใบลดหนี้][ CRN ][เลขที่ใบลดหนี้][เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม] ” ( 4 ) การยกเลิกใบกากับภาษีฉบับเดิมและออกใบกากับภาษีฉบับใหม่ ให้ระบุ “[ วันเดือนปี ที่ออกใบกำกับภาษีใหม่][ INV ][เลขที่ใบกำกับภาษีใหม่][เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม] ” ข้อ 10 ให้ผู้ประกอบการจดท ะเบียนที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี หรือผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการ ที่ได้รับใบกำกับภาษีมีหน้าที่เก็บรักษาใบกำกับภาษีนั้น ตามหลักเกณฑ์ ดังนี้ ( 1 ) ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อความตั้งแต่การสร้างข้อความ เสร็จสมบูรณ์และสามารถแสดงข้อควา มนั้นในภายหลังได้ ( 2 ) เก็บรักษาข้อมูลใบกากับภาษี โดยสามารถเข้าถึงและนากลับมาใช้ได้โดยความหมาย ไม่เปลี่ยนแปลง ้ หนา 39 ่ เลม 140 ตอนพิเศษ 153 ง ราชกิจจานุเบกษา 29 มิถุนายน 2566

( 3 ) เก็บรักษาข้อมูลใบกากับภาษีให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับ ข้อมูลใบกากับภาษีนั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อควำมที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏ อย่างถูกต้องได้ และ ( 4 ) เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกาเนิด ต้นทาง และปลายทางของใบกากับภาษี ตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าว ถ้ามี ข้อ 1 1 ประกาศนี้ให้มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน พ.ศ. 2566 เป็นต้นไป ประกาศ ณ วันที่ 12 พฤษภาคม พ.ศ. 25 6 6 ลวรณ แสงสนิท อธิบดีกรมสรรพากร ้ หนา 40 ่ เลม 140 ตอนพิเศษ 153 ง ราชกิจจานุเบกษา 29 มิถุนายน 2566